Makalah Komunikasi Bisnis

BAB I
PENDAHULUAN

Komunikasi Bisnis

1.1 LATAR BELAKANG

Dalam kehidupan sehari-hari, setiap orang tidak dapat dilepaskan dariduniakomunikasi, mulai dari bangun tidur kembali. Sebelum berangkat kerja atau sekolah, berbagai kegiatan komunikasi mereka lakukan, seperti mendengarkan radio atau musik dalam format CD (Compact Disc), atau DVD (Digital Versatile Disc), menonton acara televisi, membaca koran, tabloid, atau majalah, atau bercengkerama dengan anggota keluarga.

Kegiatan komunikasi yang dilakukan dapat menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, baik media komunikasi nonelektronik/konvensional maupun media komunikasi elektronik. Media komunikasi nonelektronik antara lain adalah penggunaan bahasa lisan, bahasa isyarat, dan aneka media komunikasi yang menggunakan kertas (aneka surat menyurat, surat kabar, majalah, dan tabloid). Sedangkan media komunikasi elektronik antara lain adalah media audio-visual (televisi), interkom, radio panggil (pager), internet (situs Web dan email {electronic mail}), teleconference, vidio converence, telepon biasa (fixed line), dan telepon genggam (handphone).

Dalam dunia bisnis yang berskala kecil, menengah, maupun besar, orang-orang yang berkecimpung di dalamnya tidak terlepas dari kegiatan komunikasi. Oleh karena itu, bagi mereka komunikasi merupakan faktor yang sangat penting demi pencapaian tujuan suatu organisasi.mereka dapat menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, baik yang konvensional maupun yang elektronik sebagai sarana penyampaian pesan-pesan bisnis.

1.2 RUMUSAN MASALAH
Adapun permasalahan yang dibahas di dalam makalah ini adalah:
- Apa yang dimaksud dengan komunikasi bisnis?
- Bentuk-bentuk dasar komunikasi?
- Proses komunikasi?
- Munculnya kesalahpahaman komunikasi?
- Bagaimana memperbaiki komunikasi?
-
1.3 MANFAAT PENULISAN
Manfaat dari penulisan makalah ini adalah mempermudah pembaca untuk belajar atau menambah pengetahuan tentang komunikasi bisnis.

1.4 TUJUAN PENULISAN
Tujuan dari penulisan makalah ini adalah memenuhi tugas mata kuliah Pengantar Bisnis dan kewirausahaan.

BAB II
PEMBAHASAN

A. MEMAHAMI KOMUNIKASI BISNIS
1. PENGERTIAN KOMUNIKASI BISNIS

• Menurut Himstreet dan Baty dalam Bussines communications: prinsiples andmethods,komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan.
• Menurut Bovee, komunikasi adalah suatu proses pengiriman dan penerimaan pesan.
Pada umumnya, pengertian komunikasi ini melibatkan dua orang atau lebih, dan proses pemindahan pesannya dapat dilakukan dengan menggunakan cara-cara berkomunikasi yang biasa dilakukan oleh seseorang melalui lisan, tulisan, maupun sinyal-sinyal nonverbal.

Di dalam dunia praktis, komunikasi dibagi menjadi: (a), komunikasi antar pribadi (interpersonal communications), (b), komunikasi lintas budaya (intercultural/cross-cultural), (c), selain komunikasi bisnis (business communication). Komunikasi bisnis, komunikasi antar pribadi maupun komunikasi lintas budaya merupakan bentuk komunikasi yang masing-masing memiliki karakter yang berbeda dari yang lainnya.

Komunikasi antarpribadi merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dengan menggunakan bahasa yang mudah dipahami kedua belah pihak dan cenderung lebih fleksibel(luwes) dan informal. Jenis komunikasi ini dijumpai dalam kehidupan sehari-hari, misalnya komunakasi yang dilakukan didalam keluarga, antarkeluarga, antar tetangga, antarteman, antarsejawat, atau antar karyawan, untuk mencapai tujuan tertentu. Komunikasi yang terjalin cenderung lebih santai, akrab,dantidak kaku. Tidak menjadi masalah jika menggunakan bahasa daerah.Yang terpenting adalah komunikasi antarpribadi tersebut dapat dipahami dengan baik.Di samping itu, pokok bahasan atau topik basannya juga sangat variatif.

Komunikasi lintas budaya merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan antar dua orang atau lebih, yang masing-masing memiliki budaya yang berbeda karena perbedaan geografis tempat tinggal.Komunikasi dapat terjadi pada tingkat antar daerah, antar wilayah, maupun antar negara.
Komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal maupun komunikasi nonverbal untuk mencapai tujuan tertentu. Didalam dunia bisnis, seorang komunikator yang baik di samping harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik, juga harus mampu menggunakan berbagai macam alat atau media komunikasi yang ada untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain secara efektif dan efisien, sehingga tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis dapat tercapai.

Para komunikator seharusnya memahami dengan baik bagaimana menyusun kata-kata yang mampu membentuk suatu arti atau makna, bagaimana mengubah suatu situasi menjadi lebih menarik dan menyenangkan, bagaiman mengajak peserta / audiens untuk berperan aktif dalam diskusi, bagaimana menyelipkan humor yang mampu menghidupkan suasana, bagaimana menyiapkan atau mengatur ruangan yang mampu yang menghidupkan diskusi, serta bagaimana memilih media media komunikasi secara tepat (melalui media tertulis atau lisan). Di samping itu, seharusnya mereka juga dapat menggunakan gerakan-gerakan isyarat ataupun bahasa tubuh untuk memperkuat penyampaian pesan-pesan bisnis.

B. BENTUK DASAR KOMUNIKASI

1.Komunikasi Verbal

komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia bisnis untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain baik secara tertulis maupun lisan. Bentuk komunikasi verbal ini memiliki struktur yang teratur dan terorganisasi dengan baik, sehingga tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis dapat tercapai dengan baik. Contoh komunikasi verbal
Contoh komunikasi verbal misalnya:
• Membuat dan mengirim surat pengantar barang ke suatu perusahaan.
• Membuat dan mengirim surat teguran atau peringatan kepada nasabah yang menunggak pembayarannya.
• Membuat dan mengirim surat penawaran barang kepada pihak lain.
• Membuat dan mengirim surat konfirmasi barang kepada pelanggan.
• Membuat dan mengirim surat pemesanan barang.
• Membuat dan mengirim surat pengaduan kepada pihak lain.
• Membuat dan mengirim surat permintaan barang kepada pihak lain.
• Membuat dan mengirim surat penolakan kerja.
• Membuat dan mengirim surat penerimaan kerja.
• Membuat dan mengirim surat kontrak kaerja kepada pihak lain
• Membuat dan mengirim surat pemberitahuan ke media masa.
• Membuat dan mengirim informasi lowongan kerja ke media masa.
• Membuat dan mengirim surat ucapan terima kasih kepada mitra kerja bisnis suatu perusahaan.
• Memberi informasi kepada pelanggan yang meminta informasi tentang produk-produk baru.
• Berdiskusi dalam suatu kerja tim.
• Melakukan negosiasi dengan pelaku bisnis lain.
• Melakukan chatting dengan teman sejawat di internet.

a. Berbicara dan menulis
Biasanya padaPada umumnya, untuk mengirimkan pesan-pesan bisnis, orang lebih senang berbicara daripada menulissuatu pesan.Alasannya komunikasi lisan lebih mudah, praktis, dan cepat dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis.Pada umumnya bagi para pelaku bisnis, penyampaian pesan-pesan bisnis secara tertulis relative lebih jarang dilakukan.
Pesan yang sangat penting dan kompleks, lebih tepat disampaikan secara tetulis. Adapun bentuk-bentuk komunikasi tertulis dalam dunia bisnis antara lain meliputi surat (macam-macam surat bisnis), memo, dan laporan.

b. Mendengar dan Membaca
Orang-orang yang terlibat dalam dunia bisnis biasanya lebih suka memperoleh atau mendapatkan informasi daripada menyampaikan informasi.Untuk melakukan hal tersebut, mereka memerlukan keterampilan mendengarkan dan membaca.
Sayangnya, kebanyakan orang dalam dunia bisnis memiliki kemampuan mendengarkan yang relative rendah.misalnya, ketika seseorang mengikuti seminar bisnis, informasi yang dapat diserap dalam benak pikiran peserta mungkin hanya setengah dari yang diucapkan pembicara.Dalam hal keterampilan

Dalam keterampilan membaca, seseorang sering mengalami kesulitan dalam mengambil pesan-pesan penting dari suatu bacaan. Hasil studi yang dilakukan oleh Irwin Ross pada tahun 1986, yang termuat dimajalah Fortune Amerika Serikat menunjukkan bahwa kira-kira 38 persen dari orang dewasa mengalami kesulitan memahami iklan di berbagai surat kabar, 14 persen mengalami kesulitan mengisi cek dengan benar, 26 persen mengalami kesulitan dalam penjumlahan dan pengurangan dalam buku cek, dan 20 persen mengalami kesulitan membaca dengan baik.

Meskipun mendengar dan membaca adalah hal yang berbeda, keduanya memerlukan pendekatan serupa.Langkah pertama adalah mencatat informasi.Bahwa seseorang harus memusatkan perhatian pada pembicaraan yang tengah berlangsung atau bahan yang sedang dibacanya.Setelah itu, langkah selanjutnya adalah menafsirkan dan menilai informasi.

Sambil melakukan penyaringan suatu informasi, seseorang harus dapat memutuskan mana informasi yang penting dan mana yang tidak penting.Suatu pendekatan yang dapat dilakukan adalah mencari ide pokok dan ide-ide pendukung secara rinci. Jadi, untuk dapat menyerap informasi dengan baik seseorang harus dapat berkonsentrasi pada apa yang sedang dibaca atau didengar.

2.Komunikasi Nonverbal
Bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi nonverbal. Menurut teori antropologi, sebelum manusia menggunakan kata-kata, mereka telah menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa tubuh sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain. Contoh perilaku yang menunjukkan komunikasi nonverbal.

• Menggertakkan gigi untuk menunjukkan kemarahan.
• Mengerutkan dahi untuk menunjukkan sedang berpikir keras.
• Gambar pria atau wanita yang dipasang di pintu masuk toilet untuk menunjukkan kamar sesuai dengan jenis kelaminnya.
• Berpangku tangan untuk menunjukkan seseorang sedang melamun.
• Tersenyum dan berjabat tangan dengan orang lain untuk mewujudkan rasa senang, simpati dan penghormatan.
• Membuang muka untuk menunjukkan sikap tidak senang atau antipasti terhadap orang lain.
• Menggelengkan kepala untuk menunjukkan sikap menolak atau keheranan.
• Menganggukkan kepala untuk menunjukkan tanda setuju atau oke.
• Berbicara dengan mengambil jarak agak menjauh untuk menunjukkan bahwa lawan bicaranya belum begitu dikenal dengan baik.
• Menutup mulut dengan telapak tangan untuk menunjukkan suatu kebohongan.
• Telapak tangan yang terbuka untuk menunjukkan kejujuran.
• Tangan mengepal untuk menunjukkan penuh percaya diri.
• Gerakan kaki dan tangan secara tidak teratur, bagaikan orang yang kedinginan, yang menunjukkan bahwa seseorang sedang grogi.
• Seseorang mengirimkan seuntai bunga kepada teman yang meraih sukses bisnis untuk menunjukkan rasa simpatidan ucapan selamat atas kesuksesan yang diraih.
• Asbak di atas meja tamu untuk menunjukkan bahwa tamu diperbolehkan merokok.
• Simbol dilarang merokok yang terpasang di ruang tamu untuk menunjukkan bahwa tamu dilarang merokok.
• Ruang tunggu sebuah bank tanpa tempat duduk untuk menunjukkan bahwa para nasabah akan dilayani dengan cepat tanpa harus menunggu lama.

Dalam komunikasi nonverbal orang dapat mengambil suatu kesimpulan tentang berbagai macam perasaan orang, baik ras senang, benci, cinta, rindu, maupun berbagai macam perasaan lainnya.
Pada umumnya, bentuk komunikasi nonverbal memilki sifat yang kurang terstruktur, sehingga membuat komunikasi nonverbal sulit untuk dipelajari.

3.Pentingnya Komunikasi Nonverbal

Komunikasi nonverbal sering tidak terencana atau kurang terstruktur.Namun, komunikasi nonverbal mempunyai pengaruh yang lebih besar daripada komunikasi verbal.Isyarat-isyarat komunikasi nonverbal sangat penting, terutama dalam kaitannya dengan penyampaian perasaan dan emosi seseorang.

Keunggulan komunikasi nonverbal adalah kesahihannya (reliabilitas).Hal ini berkaitan dengan tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap kebenaran pesan-pesan yang disampaikan dengan menggunakan bahasa isyarat. Secara umum, orang akan lebih mudah menipu orang lain dengan menggunakan kata-kata daripada menggunakan gerakan tubuh (bahasa isyarat). Komunikasi dengan menggunakan kata-kata akan lebih mudah dikendalikan daripada dengan menggunakan bahasa isyarat (gerakan tubuh) atau ekspresi wajah. Hal ini disebabkan oleh sifatnya yang spontan.Ketika mendengar berita menyenangkan, ekspresi wajah seseorang Nampak cerah ceria. Namun, bila seseorang mendengar berita yang kurang menyenangkan yang menyangkut diri sendiri, keluarga, atau teman karib, maka dengan cepat ekspresi wajah akan mudah berubah menjadi lesu, murung, lemah, tidak bergairah seolah-olah hampa dunia.

Dengan memperhatikan isyarat nonverbal, seseorang dapat mendeteksi kecurangan atau menegaskan kejujuran orang lain. Maka, tidaklah mengherankan bila seseorang lebih percaya pada pesan-pesan yang disampaikan melalui isyarat nonverbal daripada pesan –pesan yang disampaikan melalui isyarat verbal.

Komunikasi nonverbal penting artinya bagi pengirim dan penerima pesan, karena sifatnya yang efisien.Suatu pesan nonverbal dapat disampaikan tanpa harus berpikir panjang, dan pihak audiens juga dapat menangkap artinya dengan cepat.

4.Tujuan Komunikasi Nonverbal

Menurut Thil dan Bovee dalam Ecellence in business communications, komunikasi nonverbal mempunyai enam tujuan, yaitu:
1. Memberikan informasi.
2. Mengtur alur suatu percakapan.
3. Mengekspresikan emosi.
4. Member sifat, melengkapi, menentang, atau mengembangkan pesan-pesan verbal.
5. Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain.
6. Mempermudaj tugas-tugas khusus, misalnya member contoh cara mengayunkan tongkat golf yang baik dan benar.

Dalam dunia bisnis, komunikasi nonverbal, dapat membantu menentukan kredibilitas dan potensi kepemimpinan seseorang. Jika dapat belajar mengelola kesan yang dibuat dengan bahasa isyarat, karakteristik atau ekspresi wajah, suara, dan penampilan, maka seseorang akan dapat melakukan komunikasi dengan baik.

C. PROSES KOMUNIKASI

Sebagai suatu proses, komunikasi mempunyai persamaan dengan bagaimana seseorang mengekspresikan perasaan, hal-hal yang berlawanan (kontradiktif), yang sama (selaras, serasi), serta meliputi proses menulis, mendengarkan, dan mempertukarkan informasi.
Menurut Bovee dan Thill dalam buku business communications today, ge, proses komunikasi terdiri atas enam tahap, yaitu:
1. Pengirim mempunyai ide atau gagasan.
2. Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan.
3. Pengirim menyampaikan pesan.
4. Penerima menerima pesan.
5. Penerima menafsirkan pesan.
6. Penerima member tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim.

D. MUNCULNYA KESALAHPAHAMAN KOMUNIKASI

1. Masalah dalam Mengembangkan Pesan

Sumber masalah potensial dalam mengembangkan suatu pesan adalah dalam memformulasikan suatu pesan.masalah dalam mengembangkan suatu pesan dapat mencakup antara lain munculnya keragu-raguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang ada atau masih asing dengan audiens, adanya pertentangan emosional, atau kesulitan dalam mengekspresikan ideatau gagasan.

2. Masalah Dalam Menyampaikan Pesan

Masalah yang paling jelas di sini adalah factor fisik. Misalnya, terdapat sambungan kabel yang kurang baik pada sond system-nya (antara tersambung dan tidak, sehingga muncul bunyi-bunyi aneh), kualitas suara sound system yang kurang baik, lampu yang tiba-tiba padam, audiens terhalang oleh pilar (tiang bangunan), salinan surat yang tak terbaca, dan lain-lain. Jika sedang menyampaikan presentasimakalah atau kertas kerja, sebaiknya memilih tempat yang memungkinkan andiens dapat melihat dan mendengar dengan jelas apa yang disampaikan.
Masalah lain yang muncul dalam penyampaian suatu pesan adalah bila dua bua buah pesan yang disampaikan mempunyai arti yang saling berlawanan atau bermakna ganda. Bila dua buah pesan disampaikan sekaligus, akan muncul gangguan dalam arus komunikasi. Masalah serupa yang muncul bila suatu pesan disampaikan melalui saluran penghubung yang cukup panjang.

3. Masalah dalam Menerima Pesan

Masalah yang muncul dalam penerimaan suatu pesan antara lain adanya persaingan antara penglihatan dengan suara, kursi yang tidak nyaman, lampu yang kurang terang, dan kondisi lain yang dapat mengganggu konentrasi penerima. Dalam beberapa kasus, gangguan atau masalah penerimaan pesan dapat muncul berkaitan dengan kesehatan si penerima pesan.Misalnya pendengaran yang kurang baik, penglihatan yang mulai kabur, atau sakit kepala.

4. Masalah dalam Menafsirkan Pesan

Meskipun suatu pesan mungkin hilang selama proses penyampaian pesan, masalah terbesar terletak pada mata rantai terkhir, saat suatu pesan ditefsirkan oleh penerima pesan. Perbedaan latar belakang, perbendaharaan bahasa, dan peryataan emosional dapat menimbulkan munculnya kesalahpahaman antara pemberi dan penerima pesan.

E. BAGAIMANA MEMPERBAIKI KOMUNIKASI

a. Persepsi
Seorang komunikator yang cerdas harus dapat memprediksi apakah pesan-pesan yang akan disampaikannya dapat diterima oleh komunikan atau tidak. Bila prediksinya tepat, audiens akan dapa membaca dan menerima tanggapannya dengan benar. Kemudian, audiens sebagai penerima pesan akan mengantisipasi bagaimana reaksi komunikator dalam menyusun umpan balik, denga tetap melakukan penyesuaian untuk menghindari kesalahpahaman dalam komunikasi tersebut.

b. Ketepatan
Secara umum, audiens mempunyai suatu kerangka berpikir yang jelas. Agar komunikasi yang dilakukan mencapai sasaran, seseorang perlu mengekspresikan sesuatu sesuai dengan apa yang ada dalam kerangka berpikir mereka.

c. Kredibilitas
Dalam berkomunikasi, komunikator memiliki suatu keyakinan dan optimisme yang tinggi bahwa audiensnya adalah orang-orang yang dapat dipercaya.

d. Pengendalian
Dalam berkomunikasi, audiens akan memberikan suatu reaksi atau tanggapan terhadap pesan yang disampaikan. Reaksi mereka dapat membuat komunikator tertawa, menangis, mengubah pikiran, atau lemah lembut.

e. Keharmonisan
Komunikator yang baik akan selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang baik dengan audiens sehingga komunikasi dapat berjalan lancer dan mencapai tujuannya.Komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dalam komunikasi dengan memperhatikan tiga hal sebagai berikut:
1. Membuat Suatu Pesan secara Lebih Berhati-hati
Langkah pertama yang perlu diperhatikan dalam berkomunikasi adalah memperhatikan maksud dan tujuan berkomunikasi dan audiens yang dituju.

2. Minimalkan Gangguan dalam Proses Komunikasi
Melalui pemilihan saluran komunikasi yang hati-hati, komunikator dapat membuat audiensnya lebih mudah memusatkan perhatian pada pesan yang disampaikan.

3. Mempermudah Upaya Umpan Balik antara Pengirim dan Penerima Pesan
Agar pemberian umpan balik tersebut memberikan suatu manfaat yang cukup berarti, cara dan waktu penyampaiannya harus direncanakan dengan baik.

BAB III
PENUTUP

3.1. KESIMPULAN
Dari pembahasan di atas dapat disimpulkan bahwa:
Yang dimaksud komunikasi adalah melibatkan dua orang atau lebih, dan proses pemindahan pesannya dapat dilakukan dengan menggunakan cara-cara berkomunikasi yang biasa dilakukan oleh seseorang melalui lisan, tulisan, maupun sinyal-sinyal nonverbal. Serta proses- proses komunikasi terdiri dari enam tahap, yaitu:
1. Pengirim mempunyai ide atau gagasan.
2. Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan.
3. Pengirim menyampaikan pesan.
4. Penerima menerima pesan.
5. Penerima menafsirkan pesan.
6. Penerima member tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim.

3.2. SARAN
Dalam pembuatan makalah ini penulis menyadari masih jauh dari kesempurnaan, maka dari itu penulis mengharapkan kritik dan saran dari pembaca yang sifatnya membangun demi kesempurnaan makalah ini.

DAFTAR PUSTAKA

Purwanto, Djoko.M.B.A.2006. Komunikasi Bisnis edisi ke tiga. Jakarta: Erlangga
Wells, Walter. 1995. Communicationss in Business. Fourth Edition.Massachostts: Kent Publishing Company

Artikel Yang Mungkin Berkaitan :
  1. Pengertian Pengembangan Sumber Daya Manusia
  2. Makalah Pengembangan Pelayanan Nasabah Talangan Haji Di Bank Syariah Mandiri Kcp Sipin Jambi 1
  3. Makalah Pengembangan Pelayanan Nasabah Talangan Haji Di Bank Syariah Mandiri Kcp Sipin Jambi 4
  4. Makalah Partai Politik dan Birokrasi Pemerintahan di Indonesia
  5. Makalah Analisis Kasus Koperasi
  6. Ekonomi Koperasi
  7. Macam-Macam Konsep Pemasaran
  8. Makalah Pertumbuhan Dan Perkembangan Bab II
  9. Contoh Proposal Usaha Pembuatan Mie Ayam Angelandribet
  10. Contoh Makalah Pengantar Ekonomi